“saya baru saja diangkat menjadi arsiparis ahli madya lewat jalur impassing beberapa bulan lalu. Sekarang saya bingung pekerjaan apa yang harus saya kerjakan. Bingung juga cara bikin SKP nya.”
Keluhan diatas banyak terlontar, menandakan banyak arsiparis ahli pendatang baru yang masih bingung dengan tugas-tugas mereka. Sejak tahun 2019 dunia kearsipan Indonesia telah terjadi penambahan jumlah arsiparis tingkat ahli secara besar-besaran melalui jalur impassing.
Banyak ASN yang pindah jalur dari jabatan struktural ke jabatan fungsional arsiparis lewat jalur impassing. Meski pendatang baru, mereka bisa langsung menduduki jabatan arsiparis ahli madya. Jabatan arsiparis ahli madya termasuk jabatan yang tinggi dalam jenjang jabatan arsiparis. Tinggal menambah satu kenaikan jenjang jabatan lagi sudah bisa menduduki jabatan tertinggi yakni arsiparis ahli utama. Jika anda salah satu dari arsiparis ahli madya yang baru saja memasuki dunia kearsipan dan masih bingung dengan tugas-tugas apa saja yang dapat dikerjakan dan dapat dimasukkan dalam SKP, nah tulisan ini akan merinci apa saja tugas-tugas arsiparis ahli madya.
Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis, tugas arsiparis ahli madya dibagi menjadi dua yaitu tugas pokok dan tugas tambahan.
Tugas pokok arsiparis ahli madya meliputi:
1. Pengelolaan arsip dinamis,
- Tugas pengelolaan arsip dinamis arsiparis ahli madya meliputi :
- melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan JRA bagi Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah, dengan rincian kegiatan;
- melakukan identifikasi,
- melakukan penilaian/verifikasi; dan
- menyusun naskah persetujuan.
- melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah pertimbangan JRA bagi Perguruan Tinggi Swasta, Perusahaan Swasta, Organisasi Politik, dan Organisasi Masyarakat, dengan rincian kegiatan:
- melakukan identifikasi;
- melakukan penilaian/verifikasi; dan
- menyusunan naskah pertimbangan.
- melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan pemusnahan arsip bagi Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah, dengan rincian kegiatan:
- melakukan identifikasi;
- melakukan penilaian/verifikasi; dan
- menyusunan naskah persetujuan.
- melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah pertimbangan pemusnahan arsip bagi Perguruan Tinggi Swasta, Perusahaan Swasta, Organisasi Politik, dan Organisasi Masyarakat, dengan rincian kegiatan:
- melakukan identifikasi;
- melakukan penilaian/verifikasi; dan
- menyusunan naskah pertimbangan.
- melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan JRA bagi Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah, dengan rincian kegiatan;
2. Pengelolaan arsip statis,
- Tugas pengelolaan arsip statis arsiparis ahli madya meliputi :
- melakukan verifikasi Arsip Statis yang akan diserahkan;
- melakukan Identifikasi khazanah dan menyusun rencana teknis pada kegiatan penyusunan inventaris arsip statis;
- melakukan penelusuran sumber data dan referensi pada kegiatan penyusunan inventaris arsip;
- menyusun skema sementara pada kegiatan penyusunan inventaris arsip;
- menyusun skema definitif dalam rangka penyusunan inventaris;
- melakukan penulisan inventaris, uji petik, dan perbaikan hasil uji petik pada kegiatan penyusunan inventaris arsip statis;
- melakukan identifikasi dan menyusunan rencana teknis pada kegiatan penyusunan guide arsip;
- melakukan penilaian dan penelaahan rancangan guide arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip;
- menilai naskah sumber arsip dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip; dan
- memberikan konsultasi layanan arsip statis.
3. Pembinaan kearsipan,
- Tugas pembinaan kearsipan arsiparis ahli madya meliputi :
- melakukan bimbingan teknis instrumen akreditasi kearsipan;
- memberikan Bimbingan dan Konsultasi (BIMKOS) Penyelenggaraan Kearsipan;
- melakukan supervisi penyelenggaraan kearsipan;
- melakukan analisis rencana kebutuhan jabatan arsiparis;
- melakukan evaluasi fungsi dan tugas jabatan Arsiparis;
- melakukan penilaian kinerja Arsiparis Terampil, Arsiparis Mahir, Arsiparis Penyelia, Arsiparis Ahli Pertama, Arsiparis Ahli Muda, dan Arsiparis Ahli Madya;
- menyusun materi uji kompetensi dalam rangka Sertifikasi bagi jenjang dibawah sampai dengan Arsiparis Ahli Muda;
- melakukan uji/penilaian kompetensi bagi jenjang dibawah sampai dengan Arsiparis Ahli Muda;
- melakukan penilaian hasil uji kompetensi dalam rangka sertifikasi bagi jenjang dibawah sampai dengan Arsiparis Ahli Muda;
- menyusun Rencana Kerja Audit Kearsipan (RKA);
- menyusun laporan audit kearsipan;
- monitoring hasil pengawasan kearsipan;
- melakukan wawancara dalam rangka akreditasi kearsipan;
- menyusun rekomendasi hasil akreditasi (ringkasan eksekutif);
- melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka menyusun Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang berlaku di tingkat nasional;
- melakukan penyusunan naskah akademik Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang berlaku di tingkat nasional;
- menyusun konsepsi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang berlaku di tingkat nasional;
- menyusun Daftar Inventaris Masalah Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang berlaku di tingkat daerah dan instansi;
- melakukan penyusunan naskah akademik Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang berlaku di tingkat daerah dan instansional; dan
- menyusun konsepsi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang berlaku di tingkat daerah dan instansi.
4. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.
- Tugas pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi arsiparis ahli madya adalah melakukan identifikasi dan pengolahan data kearsipan untuk JIKN.
MATERI WEBINAR “PUBLIKASI KEARSIPAN UNTUK ILMU PENGETAHUAN DAN PERADABAN”
Tugas tambahan arsiparis ahli madya
Arsiparis ahli madya memiliki tugas tambahan sebagai berikut:
- peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan
- menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan (inovasi dalam pengelolaan arsip);
- menjadi anggota dalam organisasi profesi arsiparis baik nasional maupun internasional;
- menjadi anggota dalam tim penilai kinerja Jabatan arsiparis;
- memperoleh penghargaan/tanda jasa kehormatan atau penghargaan lainnya;
- memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat
- mengajar/melatih di bidang kearsipan;
- menulis karya ilmiah di bidang kearsipan;
- melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, Bimbingan Teknis (BINTEK), modul Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) dan sosialisasi; dan
- melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya.
“Publikasi Kearsipan: Strategi Pendayagunaan Arsip sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan”
Butir-butir rincian tugas diatas merupakan kegiatan-kegiatan yang dapat dipilih dan dimasukkan dalam Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) arsiparis ahli madya. Ketentuan ini menjadi dasar dan panduan bagi arsiparis ahli madya dalam menyusun SKP.
Peraturan Kepala ANRI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis dapat diunduh di sini